Team ist nicht gleich Team: Ein Leitfaden

Autor: Raoul Gerber

Ganz klar: Projektarbeit ist vor allem Teamarbeit. Knirscht es zwischen den Beteiligten, dann wird das Projekt vermutlich nicht sehr erfolgreich verlaufen. Gegenseitiges Vertrauen, eine hohe Identifikation mit den Projektzielen, Einsatzbereitschaft und auch die Fähigkeit, Konflikte nutzbringend zu lösen, sind hierbei die wichtigsten Voraussetzungen. Um solch ein „Dreamteam“ zusammenzustellen, braucht es seitens des Auftraggebers vor allem eines: eine Guideline.

  1. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Chaos ist vorprogrammiert, wenn die Teammitglieder eigentlich nicht so richtig wissen, wer zu einem Thema der richtige Ansprechpartner ist bzw. beim wem die Verantwortlichkeiten liegen. Daher ist es wichtig, noch vor dem Kick off-Meeting den Auftraggeber, den Projektleiter und auch die Mitglieder des Projektausschusses (Lenkungsausschuss) festzulegen. Dies scheint eine Selbstverständlichkeit, wird aber in der Realität im Eifer des Gefechtes oft nur unzureichend oder gar nicht bedacht und festgelegt.

Der Auftraggeber (oft der Geschäftsführer im Unternehmen)  ist die wichtigste Quelle für das Projektteam. Er besitzt die Kompetenz, Ressourcen und Kapazitäten zur Verfügung zu stellen (Budget, Zeit usw.) und trägt die Verantwortung für den Erfolg oder auch Misserfolges des Projektes und muss hierarchisch oben angesiedelt sein. Er sollte nicht Teil des Projektteams sein, sondern einen Projektleiter seines Vertrauens ernennen, der an ihn und den Lenkungsausschuss berichtet. Der Projektleiter sollte im Unternehmen eine entsprechende Stellung und Akzeptanz besitzen. Er muss Aufgaben planen, durchführen oder delegieren können. Je nach Unternehmensgröße führt der Projektleiter die Aufgaben selbst durch oder delegiert an Projektmitarbeiter. Hier wären in erster Linie Managementfähigkeiten gefragt, Fachkompetenz ist ebenfalls von Vorteil.

Bei Projekten mit Dienstleistern sollte es im Lenkungsausschuss auch einen Vertreter des Dienstleisters und eventuell einen Vertreter des Endnutzers geben. Die dritte und führende Person im Lenkungsausschuss (LA) ist der Auftraggeber. Der Lenkungsausschuss sollte sich regelmäßig treffen und sich vom Projektleiter den Status des Projekts wiedergeben lassen und ggf. „lenkend“ eingreifen und im Zweifel das Projekt stoppen.

  2. Projektziele definieren

Zunächst sollte besprochen werden, welche Erfahrungen schon mit Projektarbeit im Unternehmen gemacht wurden, um aus den vergangenen Erfahrungen zu lernen und Fehler zu vermeiden. Ebenso wichtig ist es, sich das Ziel immer wieder vor Augen zu halten und klar zu definieren. Auch im Laufe eines Projekts ist es notwendig, dies immer wieder zu thematisieren. Die wichtigste Frage hierbei lautet: lohnt sich das Projekt noch? Oft werden Projekte im Verlauf nicht mehr hinterfragt und laufen Gefahr, zum Selbstzweck zu werden. Der Aufwand muss immer in Relation zum absehbaren Nutzen stehen. Dies sicherzustellen und auch die möglichen Risiken im Blick zu behalten, ist Aufgabe des Lenkungsausschusses.

  3. Fachkompetenz ist nicht alles

Wie schon erwähnt, kommt es im Projektteam neben dem Fachwissen vor allem auf eines an: ein gutes Miteinander. Kritischster Punkt hierbei sind oft die zeitlichen Kapazitäten.  Projektmitarbeiter, welche keine separate Zeit für das neue Projekt zur Verfügung gestellt bekommen, sind wenig nützlich und sorgen vor allem für Verzögerungen und dadurch für Frust bei allen Beteiligten. Mindestens genauso wichtig wie das notwendige Fachwissen ist das Wir-Gefühl, welches im Idealfall ein hohes Engagement und Motivation aller Beteiligten mit sich bringt. In vielen Projekten sind es gerade diese weichen Faktoren, die am Ende den Ausschlag für Erfolg oder Misserfolg geben. Dem Projektleiter fällt hier eine zentrale Rolle zu. Schafft er es, in seinem Team eine gute und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre aufzubauen, sind die Aussichten für einen Projekterfolg in jedem Fall deutlich größer. Eine klare Rollenverteilung, eine gute Kommunikation, Meilensteine, eine deutliche Leistungsorientierung sowie gut geplante Arbeitsabläufe sind dabei seine wichtigsten Arbeitsmittel.

Fazit:

Gute Planung ist in der Projektarbeit schon die halbe Miete. Wer sein Projekt strukturiert angeht und bei der Auswahl der Teammitglieder darauf achtet, nicht nur „Macher“ oder „Ideenbringer“, sondern auch gute „Teamarbeiter“, „Wegbereiter“ und „Analysten“ mit einzubinden, ist in jedem Fall auf dem richtigen Weg und wird sicherlich auch mit einem Projekterfolg belohnt.

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