Lastenheft – 3 Tipps für’s gute Gelingen

Lastenheft? Brauch ich nicht! – Oder doch? In unserem Blogbeitrag wollen wir klären, warum das Lastenheft eine der wichtigsten Erfolgsvoraussetzungen für ein gelungenes IT-Projekt ist und wie Kunden dieses möglichst treffsicher erstellen.

Zunächst aber stellt sich die Frage: Was genau ist ein Lastenheft eigentlich?

In einem Lastenheft formulieren Kunden Ihre Anforderungen an den IT-Dienstleister und beschreiben möglichst genau Ihre Problemstellung und das gewünschte Ziel des IT-Projektes. Darauf basierend erstellt der Anbieter ein Pflichtenheft, in welchem er beschreibt, wie er die Aufgabenstellungen angehen und lösen wird. Das Lastenheft ist also eine Art „Wunschzettel“ des Kunden.

Das Lastenheft ist die Basis

Das schriftliche Festhalten der eigenen Vorstellungen zum IT-Projekt und die Formulierung der Ziele klingt zunächst banal, ist aber eine wichtige Basisarbeit. Daher lautet unser 1. Tipp: schreiben Sie bei einem geplanten IT-Projekt in jedem Fall ein Lastenheft, die Mühe lohnt sich!

Der Mehrwert liegt dabei auf der Hand: das Lastenheft ist ein ideales Mittel, dem IT-Dienstleister die eigenen Prozesse, eventuell vorhandene Problemzonen und Wünsche an die zukünftige IT-Lösung komprimiert näher zu bringen. Je genauer der Dienstleister weiß, wo der Schuh drückt, um so maßgeschneiderter kann und wird sein Lösungsvorschlag sein.

Weiterhin spart das Lastenheft jede Menge (im Zweifel teure) Projektzeit.  Schon beim Schreiben des Lastenheftes wird Kunden oft klar, ob und wenn ja welche unterschiedlichen Vorstellungen im eignen Unternehmen zu dem angestrebten Projekt vorliegen. Die Notwendigkeit, die eigenen Prozesse schon zu diesem frühen Zeitpunkt gründlich zu durchleuchten, vielleicht auch in Frage zu stellen und genau zu dokumentieren, kürzt so manche Iterationsschleife im Projekt ab und zeigt auf, welche offenen internen Flanken ggf. noch vor Projektbeginn geschlossen werden müssen.

Tunnelblick vermeiden

Der Weg ist das Ziel – das weiß doch jeder. Gilt in diesem Fall aber ausnahmsweise NICHT. Beim Erstellen des Lastenheftes ist es wichtig, das Problem möglichst genau zu beschreiben, die eigenen Erwartungen und Ziele.
Den Weg zur Lösung und die Lösung des Problems selbst, sollte dem IT-Dienstleister überlassen werden. Kunden kennen ihre Prozesse zwar am besten, dies heißt aber nicht automatisch, dass die bisher praktizierte Variante immer auch die optimale ist. Der IT-Dienstleister bringt den objektiven „Blick auf das Große-Ganze“ mit, erkennt ggf. Synergien besser oder hat im Idealfall vielleicht sogar schon eine erprobte Lösung in petto.

Vertrauensvolle Kommunikation

Eine gute und vertrauensvolle Kommunikation ist ein 3. wichtiger Pfeiler für ein erfolgreiches IT-Projekt. Der IT-Dienstleister ist Experte für Softwarelösungen, bringt Erfahrung aus vorherigen Projekten mit und kennt die neuesten Trends und Entwicklungen. Der Kunde ist Experte für seine eigenen Prozesse. Ziel muss es vor Projektbeginn also sein, dass beide Seiten ein ausreichendes Verständnis füreinander entwickeln und eine gute Kommunikationskultur miteinander aufbauen. Darüber hinaus sind regelmäßige, persönliche Abstimmungen zwischen den Projektbeteiligten unerlässlich und durch keine Rundmail zu ersetzen.

In der Praxis unterstützen viele Systemanbieter ihre Kunden bei Bedarf auch bei der Erarbeitung eines Lastenheftes. Vor allem für kleinere Firmen ist dies eine enorme Entlastung. So können sie sicher sein, dass auch wirklich alle Aspekte der Aufgabenstellung Berücksichtigung finden und die notwendigen Anforderungen dokumentiert sind.

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