Alfabet wird mobil – Wie man Alfabet mit Mobile Devices zusammenbringt und warum das zu besserem IT-Management führt

Auf allen Kanälen derzeit der gleiche O-Ton: „Die Digitalisierung wird die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, verändern.“ Ein Schritt in diese Richtung ist die Möglichkeit, durch Mobile Devices Zugriff auf Informationen dort zu bekommen, wo sie benötigt werden. Ein marktführender DAX-Konzern hat mit uns genau diesen Schritt gemacht.

Das Unternehmen nutzt seit geraumer Zeit das EAM-Tool Alfabet und alle Manager des Unternehmens sind mit Tablets ausgestattet. Aus unserer Sicht ist es nur logisch und konsequent, beide Welten, Alfabet und Mobile Devices, miteinander zu verbinden. So entstand ein auf dem Tablet nutzbarer Zugang zu Alfabet mit einer speziell auf das Management zugeschnittenen Sicht.

Warum braucht es eine Tablet-Version von Alfabet?

Alfabet ist eine Anwendung, in der die fachliche und informationstechnische Struktur des Unternehmens dokumentiert wird. In seiner geringsten Ausprägung ist es ein Verzeichnis der IT-Systeme und deren Verbindungen. Nutzt man mehrere oder alle Module ist es ein IT-Management Werkzeug. Die Kernaufgabe von Alfabet ist es, Informationen zu dokumentieren, zu verknüpfen und bereitzustellen. Informationen sind die Grundlage für Entscheidungen auf strategischer und operativer Ebene. Die meisten Entscheidungen werden gemeinhin nicht allein im stillen Kämmerlein getroffen, sondern in mehr oder weniger großen Abstimmungsrunden. Eine Tablet-Version von Alfabet hilft, das für nachhaltige Entscheidungen benötigte Wissen, zur richtigen Zeit dorthin zu bringen, wo es gebraucht wird: in die Hände der Entscheider im Konferenzraum.

Und was hat es mit der „speziellen Sicht für das Management“ auf sich?

Zum einen sind die Oberflächen von Alfabet für normale Desktop-PCs und Laptops und die Bedienung mit Maus und Tastatur ausgelegt. Dadurch sind viele Details darstell- aber auch klickbar. Die Größe eines Touchpads ist jedoch begrenzt. Das führt dazu, dass Berührungspunkte zu klein für die vollständige und gleichzeitig benutzerfreundliche Bedienung sind.

Zum anderen werden in Alfabet sehr detaillierte Informationen gepflegt, die für Entscheidungen ab bestimmten Hierarchieebenen nicht mehr relevant sind. Ihre Darstellung würde jedoch die Komplexität der Oberfläche erhöhen und somit den Anwendungsnutzen, schnell und einfach zu  aussagekräftigen Informationen zu gelangen, verringern.

Für uns als IT-Umsetzungspartner bestand also die Herausforderung, die für Entscheidungsträger relevanten Informationen, die das System bereitstellt, zu ermitteln und gleichzeitig eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche zu entwickeln.

Wie sieht die mobile Lösung nun konkret aus?

Mit seinem Tablet gelangt der Nutzer über ein Lesezeichen zu einem Alfabet-Dashboard, auf dem die funktionale Struktur des Unternehmens auf oberster Ebene des Domain Modells dargestellt wird.

Das Domain Modell besteht aus Meta Domains, welche wiederum durch Cluster Domains und noch detaillierter durch Domains gebildet werden. Die jeweiligen Informationen der Ebene sind aggregiert, d.h. in den Reports oder Cockpits sind die Informationen aller darunter liegenden Ebenen integriert. Aktiviert man nun eine Meta Domain, erreicht man einen graphischen Report mit einer detaillierten Übersicht der darin enthaltenen Cluster Domains und Domains.

Wenn der Nutzer Informationen zu einzelnen Anwendungen benötigt, ist es auch möglich aus dem Domain Modell in ein „Application-Cockpit“ zu springen. Dort findet er detailliertes Wissen zu Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Anwendungen.

Um Informationen zur IT-Bebauung zu bekommen, kann der Nutzer durch einen einfachen Klick zu den Details der Cluster Domains und Domains gelangen. In speziellen Cockpits werden zum Beispiel Informationen zu Anzahl der Kern- und Nicht-Kern-Applikationen oder ein Überblick über aktuelle Projekte und Kosten der Cluster Domain bzw. Domain gegeben.

Die Cockpits der Cluster Domains und der Domains haben die gleiche Struktur, damit sich der Nutzer schnell wiederfindet. Zudem kann man sich mit der Tablet-Anwendung nur innerhalb des Rahmens bewegen, den das Domain Modell vorgibt. Ein Absprung in spezielle Projektsichten wie es Alfabet anbietet, ist nicht möglich. So wird verhindert, dass sich der Nutzer in der Anwendung „verläuft“ und gleichzeitig die Usability des Touch-Displays gewahrt.

Um den Überblick nicht zu verlieren, haben wir die beschriebene Struktur des Domain Models in einer Grafik zusammengefasst.

Dashboard, Report, Cockpit? Warum kann man nicht ein Element für alle Ebenen verwenden?

Wie weiter oben schon erwähnt, bildet Alfabet die Datenquelle, um Transparenz für ein erfolgreiches IT-Management zu  gewährleisten. Dashboards, Reports und Cockpits werden für die grafische Aufbereitung der Daten genutzt. Durch ihre Nutzung werden Daten zu Informationen.

Ein Dashboard bildet dafür im Alfabet den grafisch aufbereiteten Einstieg in die hinterlegten Informationen. Von dort aus ist es möglich auf Reports und Cockpits zuzugreifen. Wann man besser ein Cockpit und wann einen Report einsetzt, ist abhängig von Anforderungen sowie der Anzahl und der Komplexität der darzustellenden Informationen. Grundsätzlich fasst ein Cockpit mehrere Reports zusammen.

Fazit

Mit Alfabet stellt die Software AG ein mächtiges Tool für EAM und IT-Management zur Verfügung. Durch die geschickte Kombination von Dashboards, Cockpits und Reports können aus einer guten Datengrundlage steuerungsrelevante Informationen generiert werden. Die Anpassung dieser Elemente für die Alfabet-Nutzung auf dem Tablet sorgt für Abstimmungen auf einer hochwertigen Informationsgrundlage und führt damit zu besseren Entscheidungen im IT-Management.

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Vincent Hose

Consultant bei ITARICON Digital Customer Solutions

Vincent Hose ist Berater bei der ITARICON und beschäftigt sich vor allem mit den Themen Enterprise Architecture Management, Requirements Engineering und Projektvorgehen.

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