Wer kennt das nicht? Eine dringende eMail nach der anderen trudelt im Postfach ein, das Telefon klingelt und in fünf Minuten beginnt auch schon das Meeting mit dem Chef… So ein Arbeitstag kann häufig ganz schön stressig sein und verlangt uns viel ab. Wer sich gut organisiert, ist hier im Vorteil, denn mit effizienter Planung vergessen wir keine Aufgaben, finden Synergieeffekte in unseren Tätigkeiten, lassen uns seltener ablenken und sparen so insgesamt Zeit.
Verschiedene Tools und Methoden können dabei helfen, seinen Arbeitstag zu planen und auch im größten Stress den Durchblick zu behalten. Christoph, Leiter Produktmanagement bei Marktjagd, weiß wovon er spricht, denn er ist erster Ansprechpartner für alle Ideen zur Weiterentwicklung unserer Apps und unseres Portals – da kommt einiges zusammen. Für seine Tages- und Wochenplanung schwört Christoph auf Outlook und verrät dir, wie du das eMail-Programm effizient nutzen kannst, um Aufgaben termingerecht und zu deinen produktivsten Zeiten zu erledigen:
Tipps zur Zeit- und Aufgabenplanung mit Outlook
- Plane die kommenden Arbeitswochen so früh wie möglich, denn die Wahrscheinlichkeit, freie Zeitblöcke vorzufinden, ist dann deutlich höher.
- Schätze dabei für so viele Aufgaben wie möglich die benötigte Zeit (z.B. die Vorbereitung für das Meeting mit deinem Chef dauert ca. 30 Minuten), denn Deine tägliche Arbeitszeit ist begrenzt. Somit vermeidest Du den Fehler, dir zu viel vorzunehmen.
- Trage jede Aufgabe in den Kalender ein und benutze die Kalenderansicht als Dashboard.
- Sei großzügig bei Deiner Zeitplanung und plane zwischen einzelnen Meetings Zeit für Vor- und Nachbereitung ein.
- Berücksichtige auch schlecht Planbares. Ein bis zwei „Puffer“-Stunden solltest Du täglich einplanen.
- Setze Serientermine für wiederkehrende Aufgaben (z.B. eine Stunde am Monatsanfang für das Reporting an den Kunden). So vergisst Du keine Aufgabe und nimmst Dir währenddessen nichts anderes vor.
- Kennzeichne aufschiebbare eMails zur Nachverfolgung und bearbeite sie an einem Tag, an dem Du Zeit hast.
- Gestalte deine Aufgaben und Termine mit einfachen visuellen Tricks übersichtlicher:
- Lege verschiedene Kategorien an (z.B. Termin, Aufgabe…) und ordne jeden Kalendereintrag einer Kategorie zu. Termine sind dabei beispielsweise rot eingefärbt und am auffälligsten, da Du persönlich anwesend sein musst.
- Lasse auch Aufgaben in der Kalenderansicht anzeigen, damit Du alle relevanten To Dos im Blick hast.
- Verwende eindeutige Bezeichnungen bzw. Präfixe (z.B. WS für Workshop, TK für Telefonkonferenz).
Wenn du diese Tipps beherzigst, wird dir die Planung deiner Aufgaben leichter fallen und du kannst den Arbeitstag produktiver nutzen. Viel Erfolg!
Du bist an weiteren Tipps zur Organisation deiner Arbeit interessiert? Hier verrät Christoph, wie du effizient mit E-Mails umgehst.